Power BI com dados do Cegid Primavera Software

Contexto e Problema

PME que opera no mercado B2B, na venda de hardware, suportado internamente por um ERP da Primavera Software (Cegid).

A empresa precisava de um sistema automático de relatórios que lhe permitisse analisar:

• Venda por marca/categoria
• Venda por cliente e por tipo de cliente
• Produtos mais vendidos
• Vendas por vendedor
• Comparativos e evolução ao longo do tempo
• Métrica de crescimento dos vários indicadores
• Possibilidade de filtrar por janela de tempo
• Etc...

Periodicamente, a empresa precisava também de uma série de relatórios específicos para enviar às marcas (fornecedores)

Tal como acontece com outras empresas, a criação de relatórios, passava muito por um processo manual e tedioso, que passava por exportar os dados do Primavera Software e analisar no Microsoft Excel.

Power BI, a Solução Óbvia.

Nestas situações, o Microsoft Power BI é uma solução perfeita.

Após a criação dos relatórios em Power BI  com ligação à base de dados do Primavera Software, o cliente pode analisar os dados com a garantia que está a usar a informação mais actual do ERP.

Simplifica e agiliza o sistema de informação empresarial, nomeadamente relatórios de uso recorrente - os utilizadores devem gastar o seu tempo e energia a analisar os dados, e não na construção ou actualização de dados.

Processo de Criação de Relatórios em Power BI

O processo foi muito simples e rápido:

1. Especificações - que tipo de relatórios é que o cliente pretendia.
2. Determinar as tabelas e queries necessários, da base de dados do Primavera Software.
3. Criar o modelo de dados no Power BI.
4. Criar as medidas em DAX (linguagem do Power BI).
5. Criar uma versão inicial dos relatórios (protótipagem).
6. Feedback do cliente + alterar os relatórios  (processo iterativo).
7. Versão final.

Para clientes habituados a criar relatórios em Microsoft Excel, em que o Power BI é uma novidade, é necessário que o cliente se ambiente a um contexto de análise de dados mais dinâmico e imersivo, até obter a versão "final".

Dados Estruturados numa Lógica ERP

Por experiência,  sabemos que a forma como a informação está classificada no ERP, muitas vezes não foi pensada para uma análise eficaz. Por exemplo, a organização das famílias/categorias/marcas dos produtos, ou a tipificação das empresas, não é a mais adequada para extrair informação.

No caso presente, foi necessário:

• Mapear alguns campos, ao nível do produto. Isto é mapear as categorias/famílias/marcas do Primavera Software, para outras categorias/famílias/marcas que permitissem uma melhor análise no Power BI.
• Criar uma "tabela", que agrupa as marcas, segundo critérios comerciais e de mercado. 
• Ao nível dos clientes da empresa, classificar, com atributos que não existem no ERP.

Estas regras foram implementadas a montante do Power BI, para que qualquer alteração, não implicasse o envio de novo ficheiro Power BI ao cliente.

E, pela nossa experiência na criação de soluções em Power BI, é preferível que os dados consumidos pela plataforma sejam devidamente tratados/formatados, de modo prévio, em vez de o fazer diretamente no Power BI.

Esta abordagem permite uma maior flexibilidade e rapidez se for necessário proceder a alterações futuras.

Microsoft Excel versus Power BI

No contexto de soluções em Power BI, a discussão Excel - Power BI, é um assunto recorrente.

Do nosso ponto de vista, uma ferramenta não substitui a outra, não são comparáveis, são sim duas ferramentas complementares. Cada uma tem o seu papel e contexto.

No caso de relatórios de consulta periódica, não há dúvida, a solução em Power BI é o caminho certo.

Temos situações em que os utilizadores exportam dados do Power BI para Excel (via ficheiro csv). Aliás, já criamos relatórios em Power BI que são usados apenas para exportar os respectivos dados.

Muitas vezes, na análise das especificações dos relatórios a construir no Power BI, é importante perceber quais os relatórios existentes em Excel. 

Os Relatórios do Excel, por vezes, são um excelente  ponto de partida, para a implementação da prototipagem de software, nomeadamente durante o processo de criação dos Relatórios em Power BI.